Va rog cine imi spune si mie cum se intorduce un tabel in excel? p. s:lucrez in 2003 :d

Deschiderea si iesirea din Excel

Dupa ce programul Excel a fost instalat, pentru a deschide programul Excel se vor efectua urmatorii pasi:

- se face clic pe Start, iar pe ecran va aparea meniul Start

- se selecteaza Programs, iar pe ecran va aparea meniul Program

- se selecteaza optiunea Microsoft Excel pentru a deschide programul

Ecranul de deschidere din Excel prezinta un registru de calcul gol avind eticheta Book1.

Fisierele din Excel sunt denumite registre de calcul. Orice registru de calcul este format din trei foi de calcul. Fiecare foaie de calcul este formata din coloane si rinduri care se intersecteaza, formind casete care poarta denumirea de celule, in care se introduce text, formule, cifre, grafice etc. Etichetele din partea de jos a ecranului, a registrului de calcul care poarta inscriptiile Sheet1, Shee2, Sheet3 etc, permit rasfoirea foilor de calcul executind clic pe aceastea cu mouse-ul.

Aplicatia Excel poate fi pornita deschizind direct un registru de calcul. Pentru a deschide programul Excel si un registru de calcul se vor efectua urmatorii pasi:

- se face clic pe butonul de Start iar pe ecran va aparea meniul Start

- se face clic pe Open Office Document. Excel va deschide caseta de dialog Open Office Document prezentind continutul dosarului My Documents

- se face clic pe denumirea registrului de calcul, pentru a-l selecta apoi se face clic pe Open pentru a-l deschide odata cu programul Excel.

Majoritatea operatiilor executate in Excel vor fi facute cu ajutorul comenzilor disponibile pe bara de meniuri din partea superioara a ecranului si cu barele de instrumente standard si de formatare de sub aceasta.

Pentru a inchide aplicatia Excel si a reveni la suprafata de lucru din Windows, se vor efectua urmatorii pasi:

- se deschide meniul File, si se selecteaza Exit sau

- se face clic pe butonul Close(X) din fereastra Excel

In cazul in care am modificat in vreun fel registrul de calcul fara sa salvam fisierul Excel va intreba utilizatorul daca doreste sa salveze fisierul inainte de a inchide programul.



Prezentarea ferestrei Excel

Fereastra Excel are numeroase elemente comune cu ferestrele Windows, inclusiv o bara de meniuri de unde se pot selecta comenzi, o bara de stare care indica starea activitatii curente si bare cu instrumente care contin butoane si liste derulante prin care obtinem un acces rapid la comenzile si facilitatile utilizate frecvent.

In plus fereastra contine citeva elemente unice in Excel printre care: bara de formule, in cazul in care este introdusa o formula intr-o celula tot ceea ce utilizatorul scrie apare si pe bara de formule. Tot pe aceasta bara este indicata pozitia celulei.

Fereastra registrului de calcul. Orice fisier creat cu Excel este un registru de calcul care contine una sau mai multe foi de calcul. Putem deschide concomitent mai multe fisiere, registre de calcul fiecare avind propria fereastra.

Capetele de coloana Literele din partea superioara a foii de calcul, prin care sunt identificate coloanele foii de calcul.

Row headings. Numerele din stinga foii de calcul, prin care sunt identificate rindurile foii de calcul.

Selector. Conturul care indica celula activa sau cea in care se afla la un moment dat utilizatorul.

In configuratia prestabilita fiecare registru de calcul are initial trei foi de calcul. Putem astfel adauga alte foi de calcul sau sa stergem din ele. Deoarece fiecare registru de calcul este format din una sau mai multe foi de calcul, avem nevoie de o metoda de deplasare rapida de la o foaie de calcul la alta. In acest scop putem folosi urmatoarele metode:

- se apasa simultan Ctrl+PgDn pentru a trece la foaia de calcul urmatoare sau Ctrl+PgUp pentru a trece in foaia anterioara

- se face clic pe eticheta foii de calcul pe care dorim sa o deschidem. In cazul in care eticheta nu este prezenta se folosesc butoanele de derulare a etichetelor pentru a o aduce pe ecran apoi se face clic pe aceasta

Dupa ce pe ecran a fost adusa foaia de calcul in care utilizatorul doreste sa lucreze, avem nevoie de o metoda de deplasare de la o celula a foii de calcul la alta.

In cazul in care se foloseste mouse-ul, utilizatorul poate folosi barele de derulare pentru a se deplasa in zona de pe ecran ce contine celula in care dorim sa lucram. Apoi se face clic pe celula pentru a o activa.

Pe masura ce se deruleaza foaia, caseta de derulare se deplaseaza pe bara de derulare pentru a indica locul in care se afla utilizatorul in cadrul foii. In plus, dimensiunea casetei de derulare se modifica, pentru a indica procentul din foaia de calcul care este vizibil in acel moment.

Exista numeroase moduri in care utilizatorul poate modifica aspectul foii de calcul in fereastra Excel. Pentru a mari sau a micsora zona vizibila din foaia de calcul se va folosi functia Zoom. Se deschide meniul Zoom care se afla pe bara de instrumente standard si se selecteaza procentul de marire. Se poate mari o anumita zona din foaia de calcul, daca dorim, pentru aceasta se selecteaza mai intii zona, apoi se deschide meniul Zoom si se selecteaza Selection.

In cazul in care utilizatorul doreste sa afiseze foaia de calcul in asa fel incit sa ocupe intregul ecran – eliminind barele de instrumente, bara de formule, bara de stare si altele. Pentru aceastea se deschide meniul View si se selecteaza Full Screen. Pentru a reveni in modul Normal, se face clic pe Close Full Screen.

In cazul in care se parcurge o foaie de calcul intinsa, adesea utilizatorul poate gasi util sa blocheze capetele de coloane si/sau de rinduri, astfel incit sa le putem vedea impreuna cu datele din foaie.

Pentru a bloca capetele de rinduri sau de coloane sau ambele se vor efectua urmatorii pasi:

- se face clic pe celula din dreapta capetelor de rind si/sau sub capetele de coloana pe care dorim sa le blocam. Celulele respective vor fi evidentiate

- se deschide meniul Window si se selecteaza Freeze Panes

- pentru a debloca capetele de coloane si de rinduri se deschide din nou meniul Window si se selecteaza Unfreeze Panes.

Atunci cind utilizatorul lucreaza intr-o foaie de calcul mai mare poate fi nevoit sa vada simultan doua parti diferite ale foii, pentru a compara datele. Pentru a vedea concomitent doua parti ale unei foi de calcul aceasta trebuie divizata.

Pentru a diviza o foaie de calcul se vor efectua urmatorii pasi:

- se face clic pe bara de divizare verticala sau fie pe cea orizontala

- se trage bara de divizare in fereastra foii de calcul

- se elibereaza bara de divizare, iar Excel va imparti fereastra in locul respectiv. Cind se deruleaza foaia cele doua panouri efectueaza derularea sincronizat.

- Pentru a elimina bara de divizare se trage aceasta inapoi in pozitia initiala de pe bara de derulare.

In cazul in care se lucreaza cu informatii foarte importante sau cu informatii confidentiale, se pot ascunde registrele de calcul, foile de calcul, coloanele sau rindurile. De exemplu putem sa ascundem o anumita foaie de calcul, dar sa vedem in continuare celelalte foi de calcul din registrul respectiv. In acest mod putem ascunde anumite coloane sau rinduri din cadrul foii de calcul – chiar intregul registru de calcul in cazul in care utilizatorul doreste acest lucru.

Datele se pot ascunde si cu scopul de a le proteja de eventualele modificari. Cind sunt ascunse, datele nu pot fi citite, tiparite sau modificate. Acest aspect diferit de celelalte operatii pe care le putem face face in privinta modului de afisare care nu afecteaza modul in care va fi tiparita foaia de calcul. Datele ascunse nu vor mai fi tiparite.

Datele se pot ascunde prin urmatoarele metode:

- pentru a ascunde un registru de calcul, se deschide meniul Window si se selecteaza Hide

- pentru a ascunde o foaie de calcul se face clic pe eticheta ei pentru a o selecta; apoi se deschide meniul Format, se selecteaza Sheet iar apoi Hide

- pentru a ascunde rinduri sau coloane, se face clic pe capul de rind sau pe coloana, pentru a-l selecta; apoi se deschide meniul Format si se selecteaza Row sau Column apoi Hide.

Bineinteles ca datele se pot reafisa pe ecran fara nici o problema de fiecare data cind utilizatorul are nevoie de acestea. Se selecteaza rindurile, coloanele sau foile adiacente celor ascunse apoi se repeta pasii anteriori selectind Unhide din meniurile corespunzatoare.



Utilizarea barelor cu instrumente din aplicatia Excel

In continuare voi prezenta citeva exemple cu ajutorul carora utilizatorul poate invata ce rol au butoanele de pe bara cu instrumente:

- pentru a vedea denumirea unui buton, se plaseaza indicatorul mouse-ului pe el. Excel va afisa o caseta de tip ScreenTip, care cuprinde denumirea butonului

- pentru a obtine informatii despre o comanda asociata cu un anumit buton, se apasa Shift+F1. Indicatorul mouse-ului va lua forma unui semn de intrebare. Se plaseaza indicatorul mouse-ului cu forma unui semn de intrebare pe un buton si se face clic pe acesta.

In configuratia prestabilita, Excel afiseaza initial barele cu instrumente standard si de formatare. In cazul in care utilizatorul nu are nevoie de acestea se pot dezactiva pe amindoua sau numai una, pentru a mari spatiul disponibil pe ecran. In plus se pot activa si alte bare de instrumente.

Pentru a activa sau dezactiva o bara de instrumente, se vor efectua urmatorii pasi:

- se deschide meniul View si se selecteaza Toolbars; pe ecran va aparea un submeniu

- un marcaj de validare in dreptul denumirii unei bare cu instrumente indica faptul ca bara respectiva este afisata in acel moment pe ecran; pentru a activa sau dezactiva o bara cu instrumente, se face clic pe denumirea acesteia din lista pentru a introduce un marcaj de validare sau a-l indeparta

In continuare voi prezenta ce trebuie facut pentru a muta o bara de instrumente:

- se face clic pe marcajul de deplasare al unei bare cu instrumente

- se tine apasat butonul mouse-ului si se trage bara cu instrumente in pozitia dorita; se poate trage la marginea ecranului sau tot ca pe o bara mobila sau se plaseaza in orice zona a ferestrei.

Daca barele cu instrumente din Excel ofera utilizatorului prea putine sau prea multe optiuni putem crea propriile bare cu instrumente sau se le personalizam pe cele deja existente. Pentru a personaliza o bara cu instrumente, se vor efectua urmatorii pasi:

- se face clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe o bara cu instrumente, si se selecteaza Customize din meniul de comenzi rapide, sau se deschide meniul Tools si selecteaza Customize

- daca bara cu instrumente pe care utilizatorul doreste sa le personalizeze nu este vizibila in acel moment se face clic pe Toolbars si se selecteaza din lista; bara va aparea pe ecran

- pentru a modifica dimensiunea pictogramelor de pe bara cu instrumente, a activa sau a dezactiva afisarea casetelor de tip ScreenTip, sau a schimba animatiile din meniuri si face clic pe eticheta Options; in eticheta Options se selecteaza optiunile pe care vrem sa le avem in program.

Un exemplu ar fi cazul in care dorim sa avem pictograme mai mari pe bara cu instrumente se face clic pe Large Icons.

Pentru a adauga sau elimina butoane de pe bara cu instrumente, se face clic pe eticheta Commands

Pentru a insera un buton pe o bara cu instrumente se selecteaza categoria dorita. Se adauga si meniuri pe o bara cu instrumente; le putem gasi la sfirsitul listei Categories.

Pentru a elimina un buton de pe o bara cu instrumente se trage aceasta in afara barei.

Pentru a rearanja butoanele pe o bara cu instrumente, se trag pe spatiul barei. Se face clic pe butonul Close cind utilizatorul a terminat modificarile care a dorit sa le efectueze.

In loc sa modificam una din barele cu instrumente standard din Excel, putem crea propria noastra si sa o umplem cu instrumente pe care dorim sa le folosim cel mai des. In continuare voi prezenta cum se poate face acest lucru:

- se deschide meniul Tools si se selecteaza Customize

- se face clic pe eticheta Toolbars

- se face clic pe butonul New

- se introduce o noua denumire pentru noua bara cu instrumente si se face clic pe Ok. In acest mod Excel va crea o noua bara cu instrumente mobila.

- Se face clic pe eticheta Commands, se selecteaza categoria corespunzatoare pentru un anumit buton, apoi se trage acesta pe bara cu instrumente

- Se repeta acest lucru in cazul in care dorim sa adaugam noi butoane pe noua bara de instrumente iar apoi se face clic pe Close

In cazul in care dorim sa stergem o bara cu instrumente personalizata, se deschide meniul Tools si se selecteaza Cusotmize. In lista Toolbars, se face clic pe bara cu instrumente personalizata pe care dorim sa o stergem. Apoi se face clic pe butonul Delete din caseta de dialog Customize.



Introducerea diferitelor tipuri de date

Pentru a crea o foaie de calcul care sa poata fi utilizata trebuie sa introducem date in celula din interiorul ei. Tipurile de date care le putem introduce sunt: text, cifre, data(calendaristica), ora, formule, functii.

Textul este o combinatie de litere, cifre si spatii. In configuratia prestabilita, textul este aliniat automat la stinga, in interiorul celulei.

Pentru a introduce text intr-o celula:

- se face clic pe celula in care dorim sa introducem textul

- se introduce textul iar pe masura ce scriem textul apare in celula si pe bara de formule

- se apasa tasta Enter; textul introdus va aparea in celula, aliniat la stinga; in cazul in care am facut o greseala si dorim sa renuntam la datele introduse se apasa tasta Esc

datele introduse pot fi identificate pe baza capetelor de coloane si de rinduri. Capetele de coloane apar in partea superioara a foii de calcul, sub titlu. Capetele rindurilor sunt plasate in partea stinga a foii de calcul, de regula in coloana A.

Capetele coloanelor arata semnificatia numerelor curprinse in fiecare coloana. De regula, etichetele coloanelor indica perioadele de timp asa cum sunt ani, luni, zile. Capetele rindurilor arata ce reprezinta numerele din fiecare rind. De regula capetele rindurilor contin diverse categorii de date, cum ar fi denumirile produselor, numele angajatilor sau incasarile si cheltuielile din buget.

Cind se introduce textul unui cap de coloana se apasa tasta Tab in locul tastei Enter pentru a trece de la o celula la alta. Cind se introduce textul pentru capetele rindurilor se foloseste in schimb tasta cu sageata indreptata in jos.

De asemenea utilizatorul poate folosi diferite comentarii care se pot introduce intr-o celula in care sa fie incluse informatii detaliate despre datele dintr-o foaie de calcul.

In cazul in care utilizatorul doreste sa adauge un comentariu la o celula aceasta se face in felul urmator:

- se selecteaza celula in care dorim sa introducem comentariul

- se deschide meniul Insert si se selecteaza Comment sau se face clic pe butonul New Comment de pe bara cu instrumente Reviewing

- se introduce comentariul

- se face clic in afara celulei, in coltul din dreapta sus al celului va aparea un triughi rosu care indica faptul ca celula are in componenta sa un comentariu

pentru a citi ulterior comentariile, se plaseaza indicatorul mouse-ului pe o celula care are un punct rosu in coltul din dreapta sus. Excel va afisa comentariul.

Pentru a edita un comentariu, se selecteaza celula care il contine si apoi se foloseste comanda Insert, Edit Comment. Se efectueaza modificarile, apoi se face clic in afara celulei pentru a le salva. Pentru a sterge un comentariu se face clic pe celula, se selecteaza Edit, Clear apoi se selecteaza Comments.

Numerele pe care utilizatorul le va introduce pot contine caractere numerice de la 0-9 si urmatoarele caractere speciale:+,-,/,.,()$%. Acest lucru inseamna ca putem introduce virgule, puncte zecimale, semnul dolarului, procent si paranteze, impreuna cu valorile pe care le introducem.

Pentru a introduce un numar:

- se face clic pe celula in care dorim sa introducem numarul

- se introduce numarul; pentru a introduce un numar negativ, se plaseaza in fata acestuia semnul minus, sau se trece acesta intre paranteze. Pentru a introduce o fractie, se plaseaza inaintea acesteia cifra 0, de exemplu 0 ½, in caz contrar Excel va considera intrarea ca pe o data calendaristica.

- Se apasa tasta Enter, iar numarul introdus va aparea in celula aliniat la dreapta.

De asemenea utilizatorul poate introduce data si ora in diferite formate. Cind se introduce data folosind formatul, Excel converteste formatul intr-un numar care indica numarul de zile care s-a scurs de la 1900 pina la data respectiva.

Pentru a introduce data sau ora, se vor efectua urmatorii pasi:

- se face clic pe celula in care dorim sa introducem data sau ora

- se scrie data sau ora folosind formatul pe care il dorim pentru afisarea lor; se pot folosi linute de unire sau bare la introducerea datei

- se apasa tasta Enter; daca Excel recunoaste intrarea ca fiind o data sau o ora aceasta va aparea aliniata la dreapta in celula; dar in cazul in care Excel nu o recunoaste, ea va fi tratata ca text si va fi aliniata la stinga

Daca se introduce o coloana de date, putem specifica mai intii formatul dorit pentru data. Apoi cind introducem datele, Excel va adapta automat pentru a corespunde formatului ales. In loc sa fie scris integral apoi fiecare data in parte, putem selecta formatul respectiv pentru coloana si apoi sa scriem 28/03/2002, iar Excel va modifica formatul pentru a rezulta formatul Martie 28, 2002. Pentru a formata o coloana se face clic pe capul coloanei pentru a o selecta apoi se deschide meniul Format si se selecteaza Cells. In eticheta Numbers, se selecteaza formatul dorit pentru data.

Utilizatorul poate copia din celulele alaturate o intrare existenta, efectuind urmatorii pasi:

- se face clic pe marcajul de completare al celulei al carei continut dorim sa-l copiem

- se trage marcajul de completare in jos sau spre dreapta pentru a copia datele in celulele alaturate; va aparea o casuta care va arata exact ce date sunt copiate in celelalte celule.

In cazul in care copiem un numar, o luna sau un obiect care poate fi interpretat ca serie, dar nu vrem sa crem o serie ci numai sa-l copiem exact continutul celulei respecitve – se tine apasata tasta Ctrl atunci cind tragem marcajul de completare.

Introducerea seriilor cum ar fi cel de ani este asemanatoare copierii continutului celulelor. Cind tragem marcajul de completare al celulei de origine, functia AutoFill lucreaza in locul nostru, interpretind prima intrare si completind seria de baza a acesteia. De exemplu daca scriem 2002 intr-o celula apoi tragem marcajul de umplere al celulei peste celulele adiacente se va crea o serie care incepe cu 2002, 2003, 2004 etc. Cind se efectueaza tragerea, casuta care apare pe ecran va arata exact ce copiem, astfel incit sa putem opri in celula corespunzatoare, pentru a crea exact seria dorita.

Desi functia AutoFill este foarte potrivita pentru crearea unei noi serii scurte de intrari pot exista situatii in care controlul asupra situatiei trebuie sa fie mai mare.

In principiu se vor furniza doua intrari ca model pentru seria de celule alaturate, iar Excel le va folosi pentru a calcula restul seriei. In continuare voi prezenta cum se poate realiza acest lucru:

- se introduce prima valoare intr-o celula

- se trece in a doua celula si se introduce a doua valoare din serie

- se selecteaza ambele celule prin tragerea mouse-ului peste ele, Excel va selecta celulele

- se trage marcajul de completare peste cite celule este necesar; Excel va calcula seria si va completa celulele selectate cu valorile corespunzatoare

Cind se introduc primele litere ale unei intrari, functia AutoComplete poate completa in mod inteligent intrarea pe baza intrarilor pe care le-am oferit deja in acea coloana. Functia AutoComplete poate fi folosita numai pentru date introduse pe coloane si nu si pe rinduri. De exemplu in cazul in care dorim sa introducem numele tarilor de origine pentru niste produse, se scrie numele tarii o data iar data viitoare doar incepem sa introducem numele tarii respective. Functia AutoComplete va completa restul in locul utilizatorului.

In configuratia prestabilita, functia AutoComplete este intotdeauna activata, astfel incit aceasta nu trebuie activata. In cazul in care in timpul lucrului aceasta incomodeaza aceasta poate fi dezactivata folosind comanda Tools, Options. Se face clic pe eticheta Edit si apoi pe Enable AutoComplete for Cell Values pentru a dezactiva optiunea.

Pentru a vedea cum lucreaza functia AutoFormat, se vor efectua urmatorii pasi:

- se scrie de exemplu England intr-o celula si se apasa tasta cu sageata in jos pentru a trece la celula urmatoare, se scrie Spain si apoi se apasa din nou tasta cu sageata in jos apoi se scrie Italy si se apasa tasta cu sageata

- se scrie din nou e iar in celula va aparea England, se apasa Enter pentru a accepta intrarea, in acelasi mod se face si cu Spain sau Italy

- pentru a vedea o lista cu intrarile din AutoComplete, se face clic pe butonul din dreapta pe urmatoarea celula si se selecteaza Pick From List din meniul de comenzi rapide; Excel va arata lista de intrari PickLista in ordine alfabetica, creta in mod automat in bara cuvintelor pe care le-am introdus in coloana

- se face clic pe cuvint din PickList pentru a-l insera in celula selectata



Editarea intrarilor

Dupa ce am introdus o informatie intr-o celula, aceasta se poate edita

fie pe bara de formule, fie direct in celula.

Pentru a edita o intrare in Excel:

- se face clic pe celula in care dorim sa editam informatia

- pentru ca utilizatorul sa inceapa operatia de editare, se face clic pe bara de formule, se apasa F2 sau se executa clic pe celula respectiva, astfel, se intra in modul de editare; pe bara de stare va aparea cuvintul Edit

- se apasa tastele ¬ sau ® pentru a muta punctul de inserare pe informatia introdusa, se apasa tasta Backspace pentru a sterge un caracter la stinga punctului de inserare, sau tasta Delete pentru a sterge un caracter la dreapta, apoi se introduc caracterele dorite

- se face clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau se apasa tasta Enter de pe tastatura, pentru a accepta modificarile facute

- in cazul in care utilizatorul se razgindeste si nu mai dorim sa editam intrarea, se face clic pe butonul Cancel sau se apasa Esc.

Excel contine si un instrument de verificare al ortografiei, prin care se

gaseste rapid si se selecteaza cuvintele gresit scrise din foaia de calcul.

Pentru a efectua o verificare ortografica se vor parcurge urmatoarele etape:

- se face clic pe butonul Spelling de pe bara cu instrumente standard, Excel va gasi primul cuvint si-l va afisa in partea de sus a casetei de dialog Spelling, in caseta Change To va aparea o sugestie pentru corectarea greselii

- pentru a accepta sugestia si a corecta cuvintul scris gresit, se va face clic pe Change, sau se executa clic pe Change All pentru a corecta cuvintul respectiv peste tot acolo unde apare in text

- in cazul in care sugestia din caseta Change To nu este corecta utilizatorul poate proceda in felul urmator:

o se selecteaza alta sugestie din caseta Suggestion, apoi se face clic pe Change sau Change All

o se introduce formula corecta pe care utilizatorul o propune in caseta Change To, apoi se face clic pe Change sau Change All

o se face clic pe Ignore pentru a lasa cuvintul nemodificat

o se face clic pe Ignore All pentru a nu modifica nici una dintre aparitiile cuvintului respectiv in text

o se face clic pe Add pentru a adauga cuvintul in dictionar, astfel incit Excel sa nu il mai semnaleze ca fiind gresit

- cind nu vor mai fi gasite cuvinte scrise gresit, va fi afisat un mesaj, care anunta utilizatorul ca verificarea ortografiei a fost incheiata, se face clic pe Ok pentru confirmare

Functia AutoCorrect a programului Excel realizeaza corectarea automata a celor mai des intilinite greseli de ortografie, in timp ce se scrie. Daca de exemplu scriem gresit un cuvint si apasam tasta Enter, Excel va introduce forma corecta in celula.

Sunt corectate de asemenea si cuvintele care incep cu doua majuscule. In plus AutoCorrect scrie cu majuscula primul cuvint dintr-o propozitie si numele zielelor.

Putem de asemenea sa indicam si noi greselile pe care le facem frecvent pentru a fi corectate in timp ce scriem. De asemenea putem folosi functia AutoCorrect si pentru a inlocui o prescurtare. Voi prezenta cum se poate realiza acest lucru:

- se deschide meniul Tools si se selecteaza AutoCorrect, pe ecran va aparea caseta de dialog AutoCorrect

- se scrie forma gresita in caseta de text Replace

- se scrie forma corecta in caseta de text With

- se face clic pe Add pentru a adauga intrarea in lista AutoCorrect

- daca dorim sa stergem o intrare din lista AutoCorrect, se selecteaza aceasta din lista si se face clic pe butonul Delete

De asemenea utilizatorul poate anula aproape orice operatie cind

lucreaza cu Excel, inclusiv orice modificare pe care o face intr-o celula. Pentru a anula o modificare se face clic pe butonul Undo de pe bara cu instrumente standard.

Pentru a anula o optiune de anulare, se face clic pe butonul Redo de

pe bara cu instrumente standard.

Pentru a copia, a muta sau a sterge simultan datele din mai multe

celule trebuie sa selecteze mai intii celulele respective. Dupa aceea se poate executa optiunea dorita.

Pentru a selecta o singura celula se face clic pe ea.

Pentru a selecta celule alaturate, se face clic pe prima celula din stinga

grupului si se trage cu mouse-ul in jos spre celula din dreapta jos, pentru a selecta toate celulele.

Pentru a celule care nu sunt alaturate, se tine apasata tasta Ctrl in timp

ce se face clic pe celulele individuale.

Pentru a selecta un intreg rind sau o coloana de celule, se face clic pe

capul de rind sau de coloana. Pentru a selecta rinduri sau coloane alaturate se face clic primul cap de rind si se trage mouse-ul peste celelalte. Pentru a selecta rinduri sau coloane care nu sunt adiacente, se apasa tasta Ctrl si se face clic pe fiecare cap de rind sau coloana pe care dorim sa o selectam.

Cind se copiaza sau se muta date, o copie a datelor respective este plasata intr-o zona de stocare temporara din memorie care poarta denumirea de Clipboard. De asemenea utilizatorul poate copia date in alta parte din foaia de calcul, sau in alte foi sau registre de calcul. Cind se copiaza datele originale ramin la locul lor, numai copia lor fiind plasata in locul indicat de catre utilizator.

Pentru a copia date se vor efectua urmatorii pasi:

- se face clic pe celula sau celulele care dorim sa le copiem

- se face clic pe Copy de pe bara cu instrumente standard, continutul celulei sau celulelor selectate vor fi copiate in Clipboard

- se selecteaza prima celula din zona unde dorim sa vrem sa plasam copia, pentru a copia datele in alta foaie sau registru de calcul, trebuie mai intii sa intram in foaia sau registul respectiv

- se face clic pe butonul Paste, Excel va insera continutul memoriei Clipboard acolo unde se afla punctul de inserare

Cea mai rapida metoda de copiere este metoda de tragere si plasare care poarta numele de Drag and Drop. Se selecteaza celulele pe care dorim sa le copiem, se tine apasata tasta Ctrl si se trage chenarul documentului pe care l-am selectat. Cind se elibereaza butonul mouse-ului, continutul va fi copiat in noua pozitie. Pentru a insera datele intre celulele existente se apasata tasta Ctrl+Shift in timp ce se se face tragerea.

Pentru a trage o copie in alta foaie se apasa tasta Ctrl+Alt in timp ce tragem celulele selectate pe eticheta foii respective. Excel va afisa in foaia in cauza, in care vom putea fixa grupul selectat in pozitia dorita.

Mutarea datelor se face aproximativ la fel ca si copierea, cu exceptia faptului ca datele sunt luate de unde se afla si sunt plasate intr-o noua locatie.

Pentru a muta date se vor efectua urmatorii pasi:

- se selecteaza celulele pe care dorim sa le mutam

- se face clic pe Cut

- se selecteaza prima celula a zonei in care dorim sa plasam datele, pentru a muta datele in alta foaie de calcul, se deschide in foaia de calcul respectiva

- se face clic pe Paste

Pentru a muta rapid datele se foloseste facilitatea de tragere si plasare. Se selecteaza datele care trebuie mutate, apoi se trage din nou in noua pozitie chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele dintre celulele existente se apasa Ctrl+Shift in timp ce se efectueaza tragerea.

Pentru a trage o foaie in alta foaie se apasa tastele Ctrl+Alt in timp ce tragem celulele selectate pe eticheta foii respective. Excel va afisa foaia in cauza in care vom putea fixa grupul selectat in pozitia dorita.

Mutarea datelor se face apoximativ la fel cu copierea, cu exceptia faptului ca datele sunt luate de unde se afla si sunt plasate intr-o noua locatie.

Pentru a muta date se vor efectua urmatorii pasi:

- se vor selecta celulele pe care dorim sa le mutam

- se va face clic pe butonul Cut

- se selecteaza prima celula a zonei in care dorim sa introducem datele, pentru a muta datele in alta foaie de calcul se deschide acea foaie de calcul

- se face clic pe Paste

Pentru a muta rapid datele se va folosi binecunoscuta facilitate Drag and Drop. Se selecteaza datele care trebuiesc mutate apoi se trage in noua pozitie a chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele intre celulele existente, se apasa tasta Shift in timp ce se efectueaza tragerea. Pentru a muta datele in alta foaie de calcul, se apasa tasta Alt si se trage domeniul selectat pe eticheta foii de calcul. Pe ecran va fi adusa foaia respectiva unde se va fixa domeniul selectat de celule, in pozitia dorita.

Pentru a sterge datele dintr-o celula sau din mai multe, trebuie sa selectam si sa apasam tasta Delete. Excel ofera insa si optiuni pentru stergerea celulelor:

- se foloseste comanda Edit, Clear putem opta pentru a sterge doar atributele de formatare ale unei celule nu si continutul. Atributele de formatare ale unei celule inseamna culoarea, stilul chenarului, formatul numeric, marimea fontului si asa mai departe

- cu comanda Edit, Delete se pot elimina celule si tot ce contin acestea

In cazul in care vom folosi comanda Clear pentru eliminarea atributelor de formatare dintr-o celula sau a unui comentariu, se vor efectua pasii urmatori:

- se selecteaza celulele

- se deschide meniul Edit si se selecteaza Clear, pe ecran va aparea submeniul Clear

- se selecteaza optiunea dorita pentru eliminare: All, Formats, Contents sau Comments.

Folosind functia Find and Replace din Excel putem localiza anumite date si sa le inlocuim cu altele. Cind avem o eticheta, o valoare sau o formula introdusa gresit in intreaga foaie de calcul, putem folosi comanda Edit, Replace pentru a gasi si a inlocui toate aparitiile datelor gresite cu datele corecte.

Pentru a gasi si inlocui datele se vor efectua urmatorii pasi:

- se deschide meniul Edit si se selectaza Replace, pe ecran va aparea caseta de dialog Replace

- se introduce in caseta de text Find What textul pe care dorim sa-l gasim

- se face clic pe caseta de text Replace With si se introduce textul pe care dorim sa-l folosim ca text de inlocuire

- in caseta Search, se indica daca optam pentru o cautare pe rinduri, sau una pe coloane

- daca dorim sa gasim o forma ortografica exact ca cea din caseta de cautare, se face clic pe Mach Case, daca dorim sa gasim celulele care contin exact ceea ce am specificat, se face clic pe Find Entire Cells Only

- se face clic pe Find Next pentru a gasi prima aparitie a textului specificat de catre utilizator, apoi se face clic pe Replace pentru a inlocui numai acea aparitie, sau pe Replace All pentru a inlocui toate aparitiile datelor specificate.



Crearea si salvarea fisierelor care contin registre de calcul

Utilizatorul poate crea un nou registru de calcul gol, sau putem folosi un sablon pentru a crea unul mai complex. Un sablon este un registru de calcul preformatat, pe sabloane pentru facturi, rapoarte financiare si alte foi de calcul ce se utilizeaza in mod frecvent.

In continuare voi prezenta cum se realizeaza un registru de calcul nou:

- se deschide meniul File si se selecteaza New, pe ecran va aparea caseta de dialog New care contine doua etichete General si Spreadsheet Solution

- pentru a crea un registru de calcul gol se face clic pe eticheta General apoi pe pictograma Workbook, Pentru a crea un registru de calcul pornind de la un sablon se face clic pe Spreadsheet Solutions. Pe ecran va aparea pictograma pentru mai multe tipuri de foi de calcul folosite mai frecvent, se face clic pe pictograma corespunzatoare tipului de registru de calcul pe care dorim sa-l cream

- dupa ce se face selectarea se face clic pe Ok sau se apasa tasta Enter, pe ecran va fi deschis un nou registru de calcul avind pe bara de titlu o denumire prestabilita, Excel va numerota filele, in cazul in care aveti deja deschis un regisru de calcul Book1, pe bara de titlu a noului registru de calcul va aparea Book2.

Tot ce introducem intr-un registru de calcul va fi salvat in memoria temporara a calculatorului, daca iesim din Excel, vom pierde datele respective. Ca atare este important sa salvam in mod regulat fisierele care contin registre de calcul pe harddisk sau pe discheta.

Atunci cind se salveaza pentru prima data un registru de calcul in memorie acesta trebuie sa primeasca o denumire. Pentru a denumi un registru de calcul se vor face urmatorii pasi:

- se deschide meniul File si se selecteaza Save sau se face clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard, pe ecran va aparea caseta de dialog Save As

- se introduce denumirea pe care dorim sa o alocam registrului de calcul in caseta de text File Name, putem folosi pina la 218 caractere inclusiv orice combinatie de litere, cifre si spatii

- in mod normal, Excel salveaza registrele de calcul in dosarul My Documents, pentru a salva fisierul respectiv in alt dosar, se selecteaza din lista Save In, putem sa trecem la nivel de dosar superior executind clic pe butonul Up One Level de pe bara cu instrumente Save, din partea superioara a casetei de dialog, putem trece pe alta unitate de disc selectind-o in caseta Save In.

Pentru a salva un fisier pe care l-am mai salvat anterior si care este denumit, nu trebuie decit sa se execute clic pe butonul Save sau se poate apasa combinatia de taste Ctrl+S sau sa folosim "clasicul" File, Save. Excel va salva automat registrul de calcul si toate modificarile facute fara sa se mai deschida caseta de dialog Save As.

Uneori utilizatorul doreste sa modifice registrul de calcul, pastrind inca o copie a versiunii originale sau sa cream un nou registru de calcul prim modificarea unuia existent, putem face acest lucru salvind registrul de calcul sub alta denumire sau in alt dosar. In continuare voi prezenta ce trebuie facut in acest scop:

- se deschide meniul File si se selecteaza Save As, vom vedea caseta de dialog Save As, ca in cazul in care am salva registrul de calcul pentru prima data

- pentru a salva registrul de calcul sub alta denumire, se scrie noua denumire a fisierului peste cea veche, in caseta de text File Name

- pentru a salva fisierul pe alta unitate de disc sau in alt dosar, se selecteaza litera unitatii sau dosarul din lista Save In

- pentru a salva fisierul sub alt format se face clic pe sageata de derulare Save As Type si se selectaza formatul dorit

- se face clic pe butonul Save sau se apasa tasta Enter



Deschiderea, cautarea si inchiderea fisierelor care contin registre de calcul

Daca vrem sa deschidem un registru de calcul cu care am lucrat si acum vrem sa-l folosim din nou se vor efectua urmatorii pasi:

- se deschide meniul File si se selecteaza Open sau se face clic pe butonul Open de pe bara cu instrumente standard

- daca fisierul nu se afla in dosarul curent se deschide caseta Look In si se selecteaza unitatea de disc si dosarul corecte

- se face clic pe fisierul pe care vrem sa-l deschidem din lista cu fisiere si dosare, sau se introduce numele fisierului in caseta File Name

- pentru a vedea o imagine a registrului de calcul inainte de a-l deschide, se face clic pe butonul Preview din caseta de dialog, Excel va afisa continutul registrului de calcul intr-o fereastra in partea dreapta a casetei de dialog

- se face clic pe Open sau se apasa Enter

Se poate deschide un anumit registru de calcul si la deschiderea programului Excel daca dorim. Pentru aceasta se face clic pe butonul Start si se selecteaza Open Office Document. Se selecteaza registrul de calcul care dorim sa-l deschidem si se executa clic pe Open. Excel va fi lansat avind deschis registrul de calcul selectat de catre utilizator, pregatit pentru editare.

In cazul in care utilizatorul a uitat unde a creat un fisier, Excel il poate ajuta pe acesta. Acesta poate folosi optiunea Find Now din caseta de dialog Open. Pentru ca Excel sa gaseasca un fisier in locul utilizatorului se vor efectua urmatorii pasi:

- se deschide meniul File si se selecteaza Open sau se face clic pe butonul Open de pe bara cu instrumente standard, pe ecran va aparea caseta de dialog Open

- se deschide caseta Look In si se selecteaza unitatea de disc sau dosarul in care dorim sa facem cautarea,

- pentru a limita cautarea putem folosi una dintre metodele:

o daca dorim sa cautam un singur fisier se introduce denumirea sa in caseta de text File Name, putem folosi caractere de inlocuire in locul celor care nu ni le mai amintim, folosim caractere cum ar fi * asterisc in locul unui grup de caractere si semnul de intrebare? In locul unui singur caracter

o putem cauta in registrele de calcul pentru a gasi o anumita propozitie introducind-o in caseta Text or Property

o pentru a specifica o anumita perioada de timp in care au fost create sau modificate fisierele pe care le cautam, se selecteaza optiunea din caseta de dialog Last Modified

o pentru ca Excel sa caute in toate subdosarele de pe unitatea de disc specificata de catre utilizator se va face clic pe Commands and Settings si se selecteaza Search Subfolders din meniul derulant care va aparea pe ecran

- cind am terminat de introdus criteriile de cautare se face clic pe butonul Find Now, Excel va gasi fisierele care corespund instructiunilor de cautare introduse de catre utilizator si le va afisa in lista cu fisiere si dosare

- se analizeaza lista, se selecteaza fisierul dorit si apoi se face clic pe Open

Uneori este posibil sa avem mai multe registre de calcul deschise simultan. Intr-un astfel de caz ne putem deplasa de la unul la altul pentru a vedea sau edita continutul oricaruia dintre ele. Voi prezenta in continuare citeva metode de deplasare:

- daca o parte din fereastra registrului de calcul care vrem sa ajungem este vizibila se face clic pe aceasta

- se deschide meniul Window si se selecteaza denumirea acestuia

- se apasa Ctrl+F6 pentru a ne muta la fereastra unui alt registu de calcul

Cind se inchide un registru de calcul, Excel elimina fereastra acestuia

de pe ecran, este util sa inchidem registrele de calcul dupa ce terminam lucrul cu acestea, pentru a elibera resursele calculatorului, astfel acesta va raspunde mai rapid comenzilor efectuate. Pentru a inchide un registru de calcul se vor urma pasii:

- in cazul in care fereastra pe care vrem sa o deschidem nu este activa, aceasta se va activa selectind registrul de calcul din lista cu registre de calcul de la sfirsitul meniului Window

- se face clic pe butonul Close(X) din coltul din dreapta sus a registrului de calcul



Lucrul cu foile de calcul

In configuratia prestabilita fiecare foaie de calcul este formata din trei pagini cu foi de calcul, ale caror denumiri apar in etichetele din partea dreapta de jos a ecranului. Putem insera sau sterge o foaie de calcul dupa cum utilizatorul doreste. Unul dintre avantajele utilizarii mai multor foi de calcul este posibilitatea organizarii datelor pe sectoare logice. Un alt avantaj al utilizarii este reorganizarea foilor in cadrul unui registru de calcul.

Inainte de aceasta voi prezenta cum se pot selecta una sau mai multe foi de calcul:

- pentru a selecta o singura foaie de calcul, se face clic pe eticheta acesteia, eticheta va fi evidentiata, pentru a arata ca foaia a fost selectata

- pentru a selecta mai multe foi de calcul alaturate, se face clic pe eticheta primei foi din grup apoi se tine apasata tasta Shift si se face clic pe eticheta ultimei foi din grup

- pentru a selecta mai multe foi de calcul izolate, se tine apasata tasta Ctrl si se face clic pe eticheta fiecarei foi de calcul in parte

In cazul in care se selecteaza doua sau mai multe foi de calcul, ele ramin selectate pina cind grupul se dizolva. Pentru a dizolva un grup de foi de calcul se poate proceda in felul urmator:

- se face clic cu butonul din dreapta pe foile de calcul selectate si se selecteaza Ungroups Sheets

- se tine apasata tasta Shift si se face clic pe eticheta activa

- se face clic pe orice eticheta care nu apartine grupului

Un registru de calcul nou creat contine trei foi de calcul, dar se mai pot adauga cu usurinta si altele.

Pentru a adauga o foaie de calcul intr-un registru de calcul se vor efectua urmatorii pasi:

- se selecteaza foaia de calcul inaintea careia vrem sa inseram o noua foaie de calcul, de exemplu daca se selecteaza Sheet2, noua foaie de calcul va fi inserata inaintea foii Sheet2

- se deschide meniul Insert

- se selecteaza Worksheet, iar Excel va insera noua foaie de calcul

In cazul in care utilizatorul nu intentioneaza sa introduca decit o foaie de calcul le putem elimina pe celelalte doua, pentru a economisi memorie. In continuare voi prezenta cum se poate realiza acest lucru:

- se selecteaza foaia sau foile de calcul pe care dorim sa le eliminam

- se deschide meniul Edit

- se face clic pe Delete Sheet, iar pe ecran va aparea o caseta de dialog care cere sa se confirme selectia

- se face clic pe Ok, iar foaia de calcul va fi eliminata

Putem muta sau copia foile de calcul intr-un registru de calcul sau dintr-un sistem in altul. Voi prezenta in continuare cum este posibil acest lucru:

- se selecteaza foaia sau foile de calcul pe care dorim sa le mutam sau sa le copiem, daca utilizatorul doreste sa mute sau sa copieze foi de calcul dintr-un registru de calcul in altul, nu trebuie uitat ca trebuie sa deschidem registrul destinatie

- se deschide meniul Edit se selecteaza Move or Copy Sheet iar pe ecran va aparea caseta de dialog Move or Copy

- pentru a muta foaia sau foile de calcul in alt registru de calcul se selecteaza denumirea registrului respectiv din lista derulanta To Book, in cazul in care dorim sa mutam sau sa copiem intr-un registru de calcul nou se selecteaza din lista derulanta To Book, Excel va crea un nou registru de calcul si va copia sau va muta apoi foaia sau foile de calcul in el

- in caseta cu lista Before Sheet, se selecteaza foaia de calcul inaintea careia vrem sa fie mutata foaia de calcul selectata

- pentru a copia foaia de calcul selectata in loc sa fie mutata, se selectaza Create a Copy pentru a introduce un marcaj de validare in caseta respectiva

- se face clic pe Ok, foaia sau foile de calcul selectate vor fi mutate sau copiate conform indicatiilor

O metoda simpla de copiere sau de mutare a foilor de calcul in cadrul aceluiasi registru de calcul presupune efectuarea tehnicilor de tragere si plasare. Mai intii se selecteaza eticheta foii de calcul pe care dorim s-o copiem sau sa o mutam. Se plaseaza indicatorul mouse-ului pe una dintre etichetele selectate, se face clic si se tine apasat butonul mouse-ului apoi se trage eticheta acolo unde dorim. Pentru a copia foaia de calcul se tine apasata tasta Ctrl in timp ce se trage. Cind se elibereaza butonul mouse-ului, foaia de calcul va fi copiata sau mutata.

De asemenea utilizatorul poate folosi metoda de tragere si plasare pentru copierea sau mutarea rapida a foilor de calcul dintr-un registru de calcul in altul. Mai intii se deschid foile de calcul pe care dorim sa le folosim pentru copiere sau mutare. Se selecteaza Window, Arrange si apoi se face clic pe optiunea Tiled. Se face clic pe Ok pentru a dispune ferestrele astfel incit pe ecran sa apara cite o mica parte din fiecare. Se selecteaza eticheta foilor de calcul pe care dorim sa le copiem sau sa le mutam. Se plaseaza indicatorul mouse-ului pe una dintre etichetele selectate, se face clic si se tine apasat butonul mouse-ului apoi se trage eticheta unde se doreste. Pentru a copia foaia de calcul se apasa tasta Ctrl in timp ce se trage. Cind se elibereaza butonul mouse-ului, foaia de calcul va fi mutata sau copiata.

In configuratia prestabilita toate foile de calcul sunt denumite SheetX unde X este un numar mai mare sau egal cu 1. Astfel ca pentru a sti mai bine ce fel de informatii contine fiecare foaie de calcul, putem schimba denumirile care apar pe etichete. Voi prezenta in continuare cum este posibil acest lucru:

- se face dublu clic pe eticheta foii de calcul pe care dorim sa o redenumim, denumirea curenta va fi evidentiata

- se introduce noua denumire pentru foaia de calcul respectiva si se apasa tasta Enter, Excel va inlocui denumirea prestabilita cu cea pe care a introdus-o utilizatorul.



Utilizarea domeniilor de celule

Un domeniu de celule este un grup de celule altaturate, dispuse sub

forma unui triunghi. Celulele dintr-un domeniu pot sa se gaseasca toate sub aceeasi coloana, pe acelasi rind sau in orice combinatie posibila de coloane si rinduri, cu conditia ca grupul sa formeze un dreptunghi.

Pentru a selecta un domeniu folosind mouse-ul se vor face urmatorii pasi:

- pentru a selecta acelasi domeniu de celule in mai multe foi de calcul se selecteaza mai intii foile respective

- se plaseaza indicatorul mouse-ului in coltul din stinga sus al domeniului

- se face clic si se tine apasat butonul din stinga mouse-ului

- se trage mouse-ul in coltul din dreapta jos a domeniului si se elibereaza butonul, domeniul selectat va fi evidentiat

Utilizatorul a folosit pina acum adresele celulelor pentru a face referire la celulele respective, chiar daca este o metoda buna, adesea este mai comod a se folosi denumiri mai usor recunoscute de celule. Acestea pot avea denumiri care pot fi utilizate cu mult mai multa usurinta. Folosind pentru celule denumiri mai usor de retinut, formulele vor deveni mult mai logice si mai usor de folosit. Denumind celulele, operatiile de decupare, copiere si mutare a blocurilor de celule devine mai usor de efectuat.

Pentru a denumi un domeniu de celule, se vor efectua urmatorii pasi:

- se selecteaza domeniul de celule pe care dorim sa le denumim, trebuie sa ne asiguram ca toate acestea sunt pe aceeasi foaie de calcul

- se face clic pe caseta Name din stinga barei cu formule

- se introduce numele acesteia folosind cel mult 255 de caractere, denumirile admise pot contine cifre, litere, puncte si sublinieri dar nu si spatii, de asemenea o cifra nu poate fi folosita ca prim caracter in denumirea unui document

- se apasa tasta Enter

- pentru a vedea lista care contine denumirile domeniilor, se face clic pe sageata de derulare a casetei Name.

Pentru a denumi un domeniu, se selecteaza acesta se deschide meniul Insert, se selecteaza Name apoi Define. Se introduce o denumire in caseta de text Names in Workbook si se face clic pe Ok.

Caseta de dialog Define Name arata utilizatorului carui domeniu ii apartine o anumita denumire. Se face clic pe denumirea unui domeniu din lista Names in Workbook si se va putea observa adresa celulei alocate denumirii obiectului in casta de text Refers To.

Simbolul dolarului din adresa unei celule indica referintele de celule absolute care se refera intodeauna la aceeasi celula. O referinta absoluta nu va fi modificata daca respectivele celule din foaia de calcul sufera transformari. Nu trebuie sa introducem simbolul dolarului in adresa celulei, cind selectam celulele cu mouse-ul, Excel il insereaza automat.

In aceasta caseta de dialog, putem sterge denumiri. Pentru a sterge denumirea unui domeniu, se face clic pe ea in lista Names in Workbook si se face clic pe Delete.