Spune-ti-mi niste scheme eficiente pentru organizarea timpului. (Schema lui Gantt spre exemplu.)

Cateva informatii de baza
Managementul eficient al timpului este esential in orice profesie. Oricine isi poate imbunatati
capacitatea de organizare a timpului, castigand beneficii importante din aceasta. Felul in care
cineva isi organizeaza timpul va avea intotdeauna un impact direct asupra celor cu care
lucreaza (pozitiv sau negativ!), astfel ca merita sa alocati niste timp dezvoltarii anumitor
instrumente si tehnici care sa va ajute sa va organizati timpul eficient si sa va atingeti
obiectivele respectand termenele limita.
Exista cateva principii simple de care va puteti ajuta pentru a va folosi cat mai eficient timpul
si care va faciliteaza divizarea obiectivelor pe termen lung in actiuni controlabile pe termen
mediu si scurt.
1. Stabilirea obiectivelor 2. Transformarea lor in obiective SMART
3. Cunoasterea sarcinilor 4. Cunoasterea constrangerilor
5. Stabilirea prioritatilor 6. Planificarea sarcinilor
1. Stabiliti scopuri sau obiective clare; acestea pot fi pe doua niveluri:
• obiectivul principal
• obiectivele secundare care trebuie atinse pe drumul catre obiectivul principal.

2. La orice nivel, obiectivele bune sunt intotdeauna SMART. SMART inseamna:
SPECIFICE (specific) Sunt clare si precise
MASURABILE (measurable) Veti sti daca au fost obtinute sau nu
de ATINS (achievable) Pot fi realizate
REALISTE (realistic) Resursele (oameni, echipament, bani, timp) necesare
pentru realizarea obiectivelor sunt disponibile
limitate de TIMP (time-limited) Sunt stabilite perioade de timp clare in care vor fi
realizate
3. Cunoasteti ceea ce trebuie sa faceti. Aceasta conditie poate lua forma unei liste cu
lucruri "de facut ", care contine pur si simplu sarcinile pe care trebuie sa le indepliniti.
4. Cunoasteti ce constrangeri sau restrictii exista. In general aceasta se refera la resursele
disponibile (cine va poate ajuta, ce echipamente puteti folosi, cat de mult puteti cheltui
sau cat timp aveti la dispozitie). Totusi poate fi vorba si despre anumite proceduri
(eventual din motive de sanatate sau siguranta) sau puteti fi constransi de capacitatea sau
competenta voastra de a folosi anumite echipamente. 5. Stabiliti prioritati in abordarea sarcinilor pentru atingerea obiectivelor. Insa, atunci
cand stabiliti prioritatile, nu faceti confuzie intre ce este important si ce este urgent.
petente competente competente competente competente competente competente competente
6. Planificati sarcinile. Exista diverse instrumente de planificare a proiectelor si organizare a
timpului pe care le puteti utiliza, prin urmare incercati una care sa vi se potriveasca. Multi
oameni considera ca este mai simplu sa vizualizeze proiecte mai mari daca acestea sunt
prezentate in forma grafca, de ex. Schema Gantt foloseste un grafic pentru a ilustra
sarcinile care trebuie indeplinite, pana cand si cat timp se estimeaza ca vor dura.
Exemplu
1. Obiectiv Organizarea petrecerii de Craciun a firmei
2. SMART Rezervarea locului de intalnire – local in oras, bar si ring de dans, in limitele
bugetului, cu 4 luni inaintea petrecerii.
Rezervarea discotecii – Cererea de recomandari si obtinerea de oferte de pret in limitele bugetului,
cu 3 luni in avans.
Comunicarea datei si detaliilor catre colegi – transmiteti detaliile initiale cu 4 luni
in avans si solicitati confirmarea participarii, transmiteti detaliile finale cu 3 luni
inaintea petrecerii.
3. De facut Cereti recomandari despre localurile din oras, fixati bugetul, evaluati localurile,
cereti recomandari pentru discoteca, confirmati lista de participanti.
4. Constrangeri - Bugetul, numarul de persoane care incap in local, solicitati sprijin administrativ
pentru transmiterea invitatiilor.
5. Prioritati discutati cu departamentul de personal bugetul disponibil, solicitati recomandari
pentru local, intocmiti o scurta lista cu posibilele localuri si contactati persoanele responsabile.
Orice instrument de management al timpului este bun numai in aceeasi masura cu utilizatorul
sau, iar in mediul actual aflat in permanenta schimbare trebuie sa fim destul de flexibili pentru
a reveni la, revizui si re-organiza prioritatile sarcinilor, astfel incat sa luam in consideare si
acest lucru. Practic aceasta inseamna ca trebuie sa verificati lista cu lucruri de facut in fiecare
zi si sa reveniti in mod regulat la progresul proiectului vostru. Construirea proiectului lasand o
marja de eroare pentru timpul alocat reprezinta de asemenea o capacitate utila, de ex.
stabiliti-va termenul limita cu 1-2 zile inainte de timpul real in care este necesara atingerea
acestuia, anticipand astfel orice sarcina urgenta ce ar putea aparea.
Recomandari
• Verificati daca ati inteles orice sarcina care v-a fost atribuita si termenul pana la care
trebuie sa o indepliniti. Nu va fie teama sa cereti lamuriri: daca intelegeti de la inceput ce
trebuie sa faceti, economisiti timp pe termen lung.
• Daca vi s-a cerut sa indepliniti mai multe sarcini cu termene limita apropiate, cereti sa
verificati sarcinile care credeti ca sunt prioritare impreuna cu directorul sau seful vostru
direct.
• Pastrati spatiul vostru de lucru bine organizat – alcatuiti dosare pentru proiecte sau zone
de lucru diferite astfel incat sa aveti intotdeauna la indemana informatiile necesare.
• Nu faceti acelasi lucru de doua ori. Raspundeti e-mailurilor sau scrisorilor imediat dupa ce
le cititi, in loc sa le puneti deoparte pentru a le reciti cateva zile dupa aceea.
• Grupati sarcinile asemanatoare/inrudite impreuna in loc sa sariti de la un subiect la altul.
• Programti sarcinile placute dupa cele care nu va plac, astfel incat sarcinile placute sa fie o
recompensa pentru indeplinirea celorlalte.