La organizarea unei arhive, prima data se separa pe categorii documentele de arhivat (de exemplu: documente economice, stare civila, proprietati, publicatii, etc.).
La fiecare categorie se stabilesc criteriile de ordonare (data actelor, locatia, institutiile /persoanele vizate, etc.).
Se face ordonarea si magazionarea documentelor.
Daca arhivarea se face si in format electronic, atunci toate articolele se vor putea sorta /accesa dupa toate criteriile existente in arhiva.
Nomenclatorul unitatilor arhivistice este o lista cu dosarele ce se constituie intr-o institutie.